#행동을 촉구하는 편지는 읽는 사람의 감정에 호소하라!  

세상에는 두 종류의 사람이 있습니다. 상대의 마음을 움직이는 편지를 쓸 수 있는 사람과 상대의 마음을 움직이는 편지를 쓸 수 없는 사람입니다.

예를 들어, 어느 회사의 사장에게  영업 사원 A씨와 영업 사원 B씨가 면담을 요청하는 편지를 썼다고 칩시다. 그 때 영업 사원 A씨에게는 "그럼, 만납시다"라는 쾌락의 회신이 오고, 영업 사원 B씨 에게는 "바쁘기 때문에 다음 기회에"라는 거절의 답장이 옵니다. 우리 주변에서는 그런 일이 빈번하게 일어나고 있습니다. 당연히 직장에서 성과를 계속 올리고 있는 것은 영업 사원 A씨 쪽입니다.

양자의 차이는 어디에 있는 것일까요? 그것은 읽는 사람의 마음을 움직이는 문구를 뽑아냈는가의 여부입니다. 사람은 '감정'을 가진 생물입니다. 따라서 상대에게 뭔가 행동을 바란다면 '감정'에 호소하는 문구를 뽑을 필요가 있습니다.

#명저로 배우는 '사람의 이름 '의 중요성!​

"자신의 이름을 기억하고 그것을 불러 준다는 것은 참으로 기분 좋은 것으로, 하찮은 칭찬보다 상당히 효과가있다. 반대로 상대의 이름을 잊어버리거나, 잘못 쓰거나하면 귀찮은 일이 일어난다."

<데일 카네기의 저서「사람을 움직인다」에서>

자기 개발 작가인 데일 카네기는 자신의 저작 속에서 이름의 중요성에 대해 이렇게 말하고 있습니다. 쉽게 말하면 "사람은 자신의 이름을 불러주면 기뻐합니다"라는 것입니다. 왜냐하면 자신을 소중히 여겨주고 있다고 느끼기 때문입니다.

반대로, 상대의 이름을 부르지 않거나 이름을 오인하거나하면 "경시했다"고 느끼고 상대에게 호의를 가질 수 없게 되거나 저항적인 태도로 나오거나 할 수 있습니다. 사람은 그만큼 자신의 이름을 소중히하고 있습니다. 편지를 쓸 때도 이런 인간 심리를 누르고 있어야합니다. 중요한 것은 다음의 두 가지입니다.

포인트 1 : 사람의 이름을 잘못 쓰지 않는다.

포인트 2 : 적극적으로 사람의 이름을 쓴다.

포인트 1을 의식하는 것은 매너로도 당연 하겠지요. 한편, 포인트 2를 의식하고있는 사람은 의외로 적을지도 모릅니다. 편지 첫머리의 '받는 사람 이름'이외에도 적절하게 상대의 이름을 중간중간 끼워주면 상대방이 호의와 호감을 품기 쉬워집니다.​

△ 뵙기를 기대하고 있습니다.

○ 김oo씨와 뵙기를 기대하고 있습니다.

이 약간의 차이가 '상대의 감정이 움직인다  or 상대의 감정이 움직이지 않는다' 의 차이를 낳습니다.​​

#의뢰의 메일은 상대의 자기 중요감을 충족시키는것에 주력하라​!

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필자에게는 강연이나 연수의 의뢰 메일이 자주 옵니다. 예를 들어, 다음과 같은 편지입니다.

[의뢰 메일 A]

당사의 직원 대상으로 '문장 만들기' 연수를 검토하고 있습니다.

이oo 선생님을 강사로 모시고 싶어서 연락을 드립니다. 

일의 의뢰이므로 감사해야하는 메일에는 틀림이 없습니다. 그러나 감정이 흔들릴 정도로 기쁘냐하면 대답은 '노'입니다. 그렇다면 다음과 같은 메일이라면 어떨까요?

[의뢰 메일 B]

​당사의 직원 대상으로 '문장 만들기' 연수를 검토하고 있습니다.

일부 '문장 쓰는 법 책'을 읽어봤는데

​이oo 선생님의 저서가 월등히 알기 쉽고,

또한 그 정확한 노하우에 깊은 감명을 받았습니다.

이oo 선생님의 노하우야말로 당사 직원에게 필요하다고 판단하고,

거절당할것을 각오하고 무리한 부탁을 드리고자 연락을 드립니다.

아까보다 마음에 와 닿는 의뢰 메일입니다. '월등히 알기 쉽고', '깊은 감명을 받았습니다' 라는 문구를 눈에 접하고 기뻐하지 않을 저자가 있을까요? 메일 A와 B는 같은 의뢰 메일이지만, '어떻게든 이 회사의 힘이되고 싶다'는 의지를 느끼는 것은 메일 B입니다.

​그 중에는 "'거절당할것을 각오하고'라는 말을 사용하는 것은 매너 위반아닌가?"라고 태클을 걸고 싶은 사람도 있으시겠죠. 지당한 의견입니다. 확실히 '실례를 무릅쓰고' 등의 단어로 바꾸면 더 스마트했을지도 모릅니다.

그러나 중요한 것은 상대의 마음이 움직이는 것인가이며, 의뢰 메일이라면 쾌락을 받을 수 있을지 없을지 여부입니다. 상대를 움직이는 메일에 요구되는 것은 표면적인 매너와 언어적인 정당성이 아닙니다. 상대의 자기 중요감을 충족시킨 후, '기쁘다', '힘이되고 싶다'고 느낄 수 있게끔 하는 문구를 사용하는 것입니다.

#지시의 메일은 '부정적인 표현'이 아니라 '긍정적인 표현'으로 쓰자!

① 설득력없는 기획안는 필요없습니다.

② 설득력있는 기획안를 기대하고 있습니다.

상사로부터 받은 메일입니다. 당신이 메일 수신자라면 기분 좋게 받아 들여지는 것은 ①과 ② 중 어느쪽일까요? 아마도 ②가 아닐까요? ①은 '설득력없는', '필요없습니다' 등의 부정적인 표현이 사용되고 있습니다. 어떤 사람들은 자신이 비난받거나, 불쾌감을 듣고 있다고 느끼는 사람도 있을 것입이다.

한편, ②는 '설득력있는', '기대하고 있습니다' 등의 긍정적인 표현이 사용되고 있습니다. 부하를 격려,  응원하는 자세가 느껴집니다. 같은 내용의 메일이라도 표현을 궁리하는 것만으로 받는 인상이 크게

달라지는 것입니다.

[부정적인 표현으로 쓴 편지를 받은 경우]

기분이 가라앉는 / 동기 부여가 떨어짐 / 텐션이 내려감 / 싫은 기분이 듦 / 거절하고 싶어짐 / 악의를 품는​

[긍정적인 표현으로 쓴 편지를 받은 경우]

기분이 좋아지는 / 동기 부여가 올라감 / 텐션이 올라감 / 기쁜 기분이 듦 / 받아들이고 싶어짐 / 호의를 품는

"지시한다"는 것은 상대에게 뭔가의 성과를 내게하고 싶다는 것입니다. 그 목적을 달성하기 위해서는 상대방의 동기부여를 해치는 부정적인 표현보다는 동기부여를 높이는 긍정적인 표현을 사용하는 것이 현명하다.

다시 얘기하면 상대방은 감정을 가진 인간입니다. 행동을 촉진시킬 목적의 메일은 그 감정을 컨트롤하는 작성법이 요구되는 것입니다​​.

#'잘 부탁드립니다'는 위험! ?

많은 분들이 사용하고 있는 '잘 부탁드립니다'는 매우 친화적인 맺음말입니다. 그러나 '잘 부탁드립니다'라고 써두면 만사 태평한 것 만은 아니다.

"자료를 보내드립니다. 수고스럽겠지만 잘 부탁드립니다."​

만약 상대에게 뭔가 행동을 기대하고 있다면 '잘 부탁드립니다'만으로는 부족합니다. 상대의 행동을 촉진시킬 말을 쓸 필요가 있습니다.

"자료를 보내드립니다. 수고스럽겠지만 내용을 확인하신 후 회신 주시면 감사하겠습니다. 잘 부탁드립니다."

이처럼 구체적으로 행동을 촉구하는 것으로 인해 상대도 '제대로 자료를 읽자' 라는 기분이 듭니다.

× 망년회를 예정하고 있습니다. 잘 부탁드립니다.

◯ 망년회를 예정하고 있습니다. 수고스럽겠지만 내일 정오까지 출석여부의 회신을 받을 수 있을까요? 잘 부탁드립니다.

× A안과 B안을 준비했습니다. 잘 부탁드립니다.

◯ A안과 B안을 준비했습니다. 죄송합니다만 기탄없는 의견, 조언을 주시면 감사하겠습니다. 잘 부탁드립니다​.

물론 명령조나 돌출 표현은 금제입니다. 명확하게 지시하면서도 표현은 정중하지 않으면 안됩니다. 상대의 행동을 촉구할 때는 '명확성'과 '배려',이 두 가지의 균형이 요구됩니다​.

#메일에 요구되는 것은 '문장력'보다는 '커뮤니케이션 능력'​!

상대의 마음을 움직이기 위한 팁을 전달해 봤습니다. 실은 대면 커뮤니케이션도, 메일 커뮤니케이션도 그 본질에 큰 차이는 없습니다.

그런데 메일로 하면 왠지 시시한, 차가운, 아쉬운 커뮤니케이션을 떠올리는 사람이 적지 않습니다. 아마도 눈앞에 상대가 없는 것 때문에 신경이 이완 할 것입니다.

그러나 메일을 쓸 PC의 반대편에는 그 편지를 받는 사람이 100 % 존재합니다. 제발 그것을 잊지 마십시오. 메일 수신자의 얼굴을 선명하게 떠올리며 메일 문구를 뽑아내는 사람은 자신이 원하는대로 상대를 움직일 수있는 사람입니다​.

<야마구찌 타쿠로의 "그러니까 읽는 사람에게 전달이 안되지!"에서>​